Tips Untuk Kamu yang Sering Mengadakan Rapat
Sejujurnya, “rapat” identik dengan membosankan. Jika Kamu bertanya kepada pengusaha atau eksekutif apakah mereka suka menghadiri rapat, saya yakin sebagian besar dari mereka akan menjawab “Tidak” dan kamu mungkin salah satunya. Kamu mungkin malas menghadiri rapat karena menurut kamu lebih baik meluangkan waktu untuk menyelesaikan banyak pekerjaan yang penting dan lebih urgent lebih baik daripada menghadiri rapat. Alasan kesan dan reaksi ini adalah rapat biasanya suka keluar dari topik rapat dan terkadang tidak relevan untuk semua hadirin rapat hingga sering “menghilang”. Sangat tidak efektif untuk mengadakan sebagian besar rapat diantara banyaknya organisasi ataupun perusahaan berulang kali.
Jadi apa yang bisa kita lakukan untuk membuatnya?
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.
Pertama, siapkan agenda rapat dengan waktu terbaik dan mempersiapkan agenda rapat beberapa hari sebelum hari “H” rapat dimulai.
Kedua, sebaiknya di beritakan juga muatan yang akan dibahas, seperti latar belakang rapat, tujuan rapat, tujuan spesifik yang ingin dicapai, dan model laporan rapat, diskusi atau brainstorming.
Tujuan rapat adalah untuk mengambil keputusan atau sekedar membahas sesuatu. Jika rapat hendak membuat keputusan atau kebijakan baru, tentu saja peserta rapat harus mempersiapkan diri sebelum rapat. Mereka harus memiliki pemahaman yang lebih dalam tentang topik pertemuan dan ingin mengetahui apa yang akan mereka katakan dalam percakapan tersebut, sebaliknya jika tujuan pertemuan hanya untuk membahas masalah, maka peserta pertemuan tidak perlu melakukan persiapan yang terlalu serius.
Ketiga, Ketahui waktu penyiapan untuk setiap topik yang kamu akan diskusikan. Misal, topik diskusi A dari jam 09.00 sampai 09.50, topik B jam 09.50 sampai jam 11.00, topik C jam 11.00 sampai jam 11.45, dan seterusnya. Fungsi perencanaan yang baik tidak hanya dapat menyelenggarakan rapat tepat waktu pada waktu yang tepat, tetapi juga memberikan gambaran detail bagi hadirin dan menunjukkan profesionalisme. Bisa dibayangkan, jika undangan tertulis rapat dimulai pukul 09.00 dan berakhir, itu sangat professional.
